Otomasyon

WhatsApp Üzerinden Sipariş Alma ve Otomasyon

Müşteri siparişi sohbette veriyor, sistemde ise kimse görmüyor. Aradaki boşluğu, konuşmadan gelen bilgiyi toplayıp doğrulayan ve sipariş kaydına dönüştüren bir akışla kapatıyoruz.

WhatsApp bu akışta bir kanal. Siparişin nerede oluşacağı, hangi bilginin zorunlu olduğu ve hangi durumda bir kişinin devralacağı işinize göre belirlenir.

WhatsApp siparişlerinde ne tıkanıyor?

Sorun WhatsApp'ın kendisi değil; siparişin sohbette kalıp sisteme geçmemesi.

Sipariş bilgisi mesajların içine dağılmış durumda.
Ürün, adet ve varyant her müşteride farklı biçimde yazılıyor.
Adres ve fatura bilgisi her seferinde ayrıca sorulmak zorunda kalıyor.
Biri mesajı okuyup aynı bilgiyi başka bir sisteme elle giriyor.
Yoğun saatlerde bir mesaj gözden kaçabiliyor.
Sipariş durumu soruları tek tek elle yanıtlanıyor.
Konuşma ile sipariş kaydı birbirinden kopuk kalıyor.

Akış nasıl kurulur?

Akış tek parça değil, sırayla çalışan adımlardan oluşur. Hangi adımın otomatik ilerleyeceği, hangisinin insanda kalacağı projeye göre belirlenir.

01Talebin ayrılması
Gelen mesajın sipariş mi yoksa soru mu olduğunun anlaşılması.
02Ürün ve adet
Hangi ürün, hangi varyant ve kaç adet olduğunun netleşmesi.
03Eksik bilginin istenmesi
Adres, fatura bilgisi ya da boş kalan alanların sorulması.
04Doğrulama
Bilginin beklenen biçimde olduğunun ve ürünün karşılığının bulunduğunun kontrolü.
05Özet ve onay
Sipariş özetinin müşteriye gösterilmesi ve onayının alınması.
06Kaydın oluşması
Siparişin, kaydın tutulduğu sisteme yazılması.
07Bilgilendirme
Ekibe bildirim gitmesi, müşteriye sonraki adımın iletilmesi.

Örnek akış

Tek ürünlü basit bir sipariş

Müşteri ürün adıyla yazıyor
Varyant ve adet soruluyor
Eksik olan adres bilgisi isteniyor
Bilgiler doğrulanıyor
Sipariş özeti gönderiliyor
Müşteri onaylıyor
Sipariş kaydı oluşuyor, ekibe bildirim gidiyor
Müşteriye sonraki adım bilgisi iletiliyor

Adımların hangisinin geçerli olduğu, satılan ürüne ve mevcut sisteminize göre değişir.

İnsan devri ve istisnalar

Her siparişin baştan sona otomatik ilerlemesi gerekmez. İyi kurulmuş bir akış, devredeceği yeri bilir.

Konuşmanın bir kişiye düştüğü durumlar

Talep belirsizse ya da standart bir ürüne oturmuyorsa.
Özel fiyat ya da teklif gerekiyorsa.
Müşteri şikâyet veya iade konusuyla yazıyorsa.
Ödeme tarafında bir sorun çıktıysa.
Teslimatta istisnai bir durum varsa.
Müşteri açıkça bir kişiyle görüşmek istiyorsa.

Bir şey ters gittiğinde

Zorunlu bilgi eksikse akış devam etmez, eksiği ister.
Ürün eşleşmiyorsa tahmin edilmez; sorulur ya da devredilir.
Bağlanılan sistem yanıt vermiyorsa sipariş sessizce kaybolmaz.
Kayıt oluşturulamadıysa durum görünür şekilde işaretlenir.

Amaç sohbeti insansız hale getirmek değil; tekrar eden kısmı üstlenip karar gerektiren kısmı ekibe bırakmak.

Bağlanan sistemler

Siparişin asıl kaydı çoğu zaman WhatsApp'ta değil, işletmenin zaten kullandığı bir sistemde tutulur.

Her sistem her akışa bağlanamaz. Karşı tarafın sunduğu API ve kullanım koşulları belirleyici; hangisinin sizin durumunuzda mümkün olduğunu proje başlamadan kontrol ederiz.

Uygulanabilir entegrasyon yöntemi, kullanılacak WhatsApp Business altyapısına ve hesabın teknik koşullarına göre belirlenir. Bunu kapsamı çıkarırken birlikte netleştiririz.

E-ticaret altyapısı
Sipariş yönetim sistemi
CRM ve müşteri kayıtları
ERP
Stok ve ürün verisi kaynağı
Muhasebe sistemi
Şirket içi API'ler
E-posta ve bildirim servisleri

Bu iş sizin için uygun mu?

Her WhatsApp hattının otomasyona ihtiyacı yok. Ayrımı baştan yapmak, yanlış yerde başlamaktan ucuza gelir.

Uygun olduğu durumlar

Siparişler düzenli olarak WhatsApp üzerinden geliyor.
Ürünler tanımlı, varyantları belli.
Hacim, elle takibi hataya açık hale getirmiş.

Başka bir çözüm daha doğru olabilir

Sipariş sayısı düşükse ve elle takip gerçekten yetiyorsa.
Neredeyse her sipariş görüşme ve özel teklif gerektiriyorsa.
Amaç toplu ve talep edilmemiş mesaj göndermekse, yaptığımız iş bu değil.

İhtiyaç katalog, sepet ve online ödemeyse, aradığınız şey bu akış değil e-ticaret sitesi kurulumu olabilir.

Sorun yalnızca WhatsApp değil de CRM, ERP, e-posta ve iç onayları kapsayan daha geniş bir akışsa, o zaman konu iş süreçleri otomasyonu tarafına geçer.

Akış ilerledikçe kendi yönetim ekranı, özel fiyat kuralları ya da yetki yapısı gerekiyorsa o kısım özel yazılım geliştirme kapsamına girer.

Görüşmeden önce

Bu soruların cevabı kapsamı büyük ölçüde belirler. Hepsinin hazır olması gerekmez.

Müşteriler bugün siparişi nasıl veriyor?
Bir siparişin içermesi gereken bilgiler neler?
Ürün, fiyat ve stok verisi nerede duruyor?
Sipariş kaydı nerede oluşmalı?
Hangi adımlar otomatikleşebilir?
Hangi durumlar mutlaka bir kişiye düşmeli?
Mevcut bir e-ticaret, CRM ya da ERP var mı?
Ödeme nasıl alınıyor?
Müşteriye hangi durum bilgisi gitmeli?

Sık sorulan sorular

WhatsApp üzerinden otomatik sipariş alınabilir mi?: Alınabilir, ama hazır tek bir kalıpla değil. Ürün yapınıza, zorunlu bilgilere ve siparişin nerede oluşacağına göre kurulan bir akış gerekir.
Mevcut e-ticaret ya da sipariş sistemimize bağlanabilir mi?: Sipariş kaydının nerede oluşacağını siz belirlersiniz: mevcut e-ticaret altyapınız, sipariş yönetim sisteminiz ya da CRM'iniz olabilir. Hangisinin bağlanabileceğini o sistemin sunduğu erişime bakarak netleştiririz.
Ürün, stok ve fiyat bilgisi başka bir sistemden okunabilir mi?: Kaynak erişilebilir olduğunda akış o veriyi okur; böylece fiyat ve stok iki ayrı yerde güncellenmek zorunda kalmaz.
WhatsApp Business API zorunlu mu?: Bu, kurulacak akışa ve kullandığınız WhatsApp Business altyapısına göre değişir. Hangi yöntemin uygulanabilir olduğunu, hesabın teknik koşullarını gördükten sonra netleştiririz.

Siparişlerin bugün WhatsApp üzerinden nasıl geldiğini birkaç cümleyle anlatın — hangi adımların otomatikleşebileceğini birlikte çıkaralım.

Projenizi anlatın.

Aklınızdakini birkaç cümleyle yazın. Size nasıl bir çözüm kurabileceğimizi anlatalım.

Projeyi Konuşalım