Otomasyon
Telegram Sipariş Otomasyonu
Telegram'da bir bot, konuşmayı tahmin etmek zorunda kalmadan yürütebilir: komutlar, butonlar ve sırası belli adımlar. Biz o botu sipariş kaydına, stok verisine ve ekibin gerçekten baktığı yere bağlıyoruz.
Telegram bu akışta arayüz. Siparişin nerede oluşacağı, hangi bilginin zorunlu olduğu ve hangi durumda bir kişinin devralacağı işinize göre belirlenir.
Telegram'da sipariş almanın tıkandığı yerler
Bot kurmak işin kolay kısmı. Zor kısmı, botun topladığı bilginin işletmenin sistemine eksiksiz geçmesi.
- Bot yanıt veriyor, ama sipariş hiçbir yere kaydolmuyor.
- Ürün ve adet serbest metinle yazıldığında her mesaj başka biçimde geliyor.
- Adres ve fatura bilgisi konuşmanın içinde dağınık kalıyor.
- Gelen sipariş, ekip grubuna elle kopyalanıyor.
- Aynı bilgi bir kez de CRM ya da sipariş sistemine yeniden giriliyor.
- Stok verisi botun görmediği bir yerde durduğu için karşılığı olmayan sipariş onaylanabiliyor.
- Sipariş durumu soruları tek tek elle yanıtlanıyor.
Akış nasıl kurulur?
Telegram tarafı komut, buton ve mesaj adımlarından oluşur. Asıl iş, bu adımların arkasındaki doğrulama ve kayıt katmanındadır.
- 01Botun başlatılması
/start ile karşılama ve bu bot üzerinden nelerin yapılabileceğinin gösterilmesi.
- 02Ürün seçimi
Serbest metin yerine buton ya da liste ile ürünün seçilmesi.
- 03Adet ve seçenek
Kaç adet ve hangi varyant olduğunun netleşmesi.
- 04Eksik bilginin istenmesi
Adres, fatura bilgisi ya da boş kalan alanların adım adım sorulması.
- 05Doğrulama
Bilginin beklenen biçimde olduğunun ve ürünün karşılığının bulunduğunun kontrolü.
- 06Özet ve onay
Sipariş özetinin gösterilmesi ve onay butonuyla teyidin alınması.
- 07Kayıt ve bildirim
Siparişin sisteme yazılması, ekip grubuna bildirimin düşmesi.
Buton üzerinden tek ürünlü sipariş
- Müşteri botu /start ile başlatıyor
- Ürünler buton olarak listeleniyor
- Seçilen ürün için adet soruluyor
- Teslimat bilgisi adım adım isteniyor
- Bilgiler doğrulanıyor
- Sipariş özeti onay butonuyla gönderiliyor
- Onay sonrası sipariş kaydı oluşuyor
- Ekip grubuna bildirim düşüyor
Adımların hangisinin geçerli olduğu, satılan ürüne ve mevcut sisteminize göre değişir.
İnsan devri ve istisnalar
Bot her konuşmayı sonuna kadar götürmek zorunda değil. İyi kurulmuş bir akış, nerede duracağını bilir.
Konuşmanın bir kişiye düştüğü durumlar
- Talep, tanımlı ürünlerin dışına çıkıyorsa.
- Özel fiyat ya da teklif gerekiyorsa.
- Müşteri şikâyet veya iade konusuyla yazıyorsa.
- Ödeme tarafında bir sorun çıktıysa.
- Müşteri botla değil, bir kişiyle konuşmak istiyorsa.
- Bot arka arkaya anlamadıysa; döngüye girmeden devrediyor.
Bir şey ters gittiğinde
- Zorunlu bilgi eksikse akış ilerlemez, eksiği ister.
- Ürün eşleşmiyorsa tahmin edilmez; sorulur ya da devredilir.
- Bağlanılan sistem yanıt vermiyorsa sipariş sessizce kaybolmaz.
- Kayıt oluşturulamadıysa durum, ekibin göreceği biçimde işaretlenir.
Amaç konuşmayı bota kapatmak değil; tekrar eden kısmı üstlenip karar gerektiren kısmı ekibe bırakmak.
Bağlanan sistemler
Siparişin asıl kaydı Telegram'da değil, işletmenin zaten kullandığı bir sistemde tutulur.
Her sistem her akışa bağlanamaz. Karşı tarafın sunduğu API ve kullanım koşulları belirleyici; hangisinin sizin durumunuzda mümkün olduğunu proje başlamadan kontrol ederiz.
Telegram'ın bot arayüzü belgelenmiş, herkese açık bir API üzerinden çalışır; ayrı bir başvuru ya da onay sürecine bağlı değildir. Buna karşılık bir bot, kendisine hiç yazmamış bir kişiye kendiliğinden mesaj gönderemez. Akışı bu kurala göre kurgularız.
- E-ticaret altyapısı
- Sipariş yönetim sistemi
- CRM ve müşteri kayıtları
- ERP
- Stok ve ürün verisi kaynağı
- Telegram ekip grupları ve kanalları
- Şirket içi API'ler
- E-posta ve bildirim servisleri
Bu iş sizin için uygun mu?
Her Telegram hesabının bota ihtiyacı yok. Ayrımı baştan yapmak, yanlış yerde başlamaktan ucuza gelir.
Uygun olduğu durumlar
- Müşterileriniz ya da bayileriniz zaten Telegram kullanıyor.
- Ürünler tanımlı; seçim butonla yapılabilecek kadar netleşmiş.
- Siparişin ekip tarafında anında görünmesi gerekiyor.
Başka bir çözüm daha doğru olabilir
- Müşterileriniz Telegram kullanmıyorsa, kanal seçimi baştan yanlış olur.
- Neredeyse her sipariş görüşme ve özel teklif gerektiriyorsa.
- Amaç size hiç yazmamış kişilere toplu mesaj göndermekse: bu bizim yaptığımız iş değil, Telegram da bota bu izni vermez.
İhtiyaç katalog, sepet ve online ödemeyse, aradığınız şey bu akış değil e-ticaret sitesi kurulumu olabilir.
Sorun yalnızca Telegram değil de CRM, ERP, e-posta ve iç onayları kapsayan daha geniş bir akışsa, konu iş süreçleri otomasyonu tarafına geçer.
Bot ilerledikçe kendi yönetim ekranı, özel fiyat kuralları ya da yetki yapısı gerekiyorsa o kısım özel yazılım geliştirme kapsamına girer.
Görüşmeden önce
Bu soruların cevabı kapsamı büyük ölçüde belirler. Hepsinin hazır olması gerekmez.
- Müşterileriniz bugün siparişi nasıl veriyor?
- Telegram'da hâlihazırda bir bot ya da ekip grubu var mı?
- Bir siparişin içermesi gereken bilgiler neler?
- Ürün, fiyat ve stok verisi nerede duruyor?
- Sipariş kaydı nerede oluşmalı?
- Ürün seçimi butonla yapılabilir mi, yoksa serbest metin mi gerekiyor?
- Hangi durumlar mutlaka bir kişiye düşmeli?
- Ekip bildirimini kim, nerede görmeli?
- Ödeme nasıl alınıyor?
Sık sorulan sorular
Telegram üzerinden otomatik sipariş alınabilir mi?
- Alınabilir. Telegram'ın bot arayüzü komut ve buton tabanlı akışlara uygundur. Asıl belirleyici olan, siparişin hangi sisteme ve hangi bilgilerle yazılacağıdır.
Telegram botu için özel bir onay süreci gerekiyor mu?
- Bot arayüzü belgelenmiş, herkese açık bir API üzerinden çalışır; ayrı bir başvuru sürecine bağlı değildir. Yine de bir bot, kendisine hiç yazmamış kişilere kendiliğinden mesaj gönderemez; akışı bu kurala göre kurgularız.
Mevcut sipariş sistemimize ya da CRM'imize bağlanabilir mi?
- Sipariş kaydının nerede oluşacağını siz belirlersiniz: e-ticaret altyapınız, sipariş yönetim sisteminiz ya da CRM'iniz olabilir. Hangisinin bağlanabileceğini o sistemin sunduğu erişime bakarak netleştiririz.
Sipariş geldiğinde ekip nasıl haberdar oluyor?
- Bildirim bir Telegram grubuna, e-postaya ya da kullandığınız sisteme düşebilir. Hangisinin işleyişinize uyduğunu kapsamı çıkarırken birlikte belirleriz.
Siparişlerin bugün Telegram üzerinden nasıl geldiğini birkaç cümleyle anlatın — hangi adımların otomatikleşebileceğini birlikte çıkaralım.
Projenizi anlatın.
Aklınızdakini birkaç cümleyle yazın. Size nasıl bir çözüm kurabileceğimizi anlatalım.